Le symptôme que tout dirigeant connaît
« Combien on a vendu ce mois-ci ? » La question semble simple. Pourtant, il faut ouvrir quatre fichiers, recouper deux carnets et encore appeler le magasin pour une réponse fiable. Ce n'est pas un problème de travail : c'est un problème de structure des données.
Étape 1 : l'inventaire de l'existant
Listez toutes les sources : fichiers Excel de chaque service, carnets papier, reçus Wave et Orange Money, notes de voix. Pour chacune, identifiez qui la remplit, à quelle fréquence et sous quel format. Ce cartographie révèle souvent les doublons et contradictions qui empoisonnent vos chiffres.
Étape 2 : le modèle de données
Avant tout logiciel, définissez vos entités et leurs relations : un client passe des commandes qui contiennent des produits, payées en une ou plusieurs transactions. Ce schéma simple évite 80% des problèmes futurs : sans lui, chaque fichier Excel devient une île isolée.
Étape 3 : la migration sans perte
- Export et nettoyage : dédoublonnage, correction des formats (dates, numéros de téléphone, noms).
- Import par lots testés : on vérifie un échantillon avant de tout charger.
- Période de double saisie : deux semaines où l'ancien et le nouveau système tournent en parallèle, puis validation finale.
« Une donnée qu'on ne peut pas faire confiance est pire qu'une donnée manquante : elle fait prendre de mauvaises décisions en toute confiance. »
Étape 4 : des tableaux de bord qui parlent
Une base propre alimente automatiquement des indicateurs clairs : ventes du jour par vendeur, top produits, taux de recouvrement, marge par catégorie. Le dirigeant décide sur des chiffres à jour, pas sur des impressions.
Par où commencer ?
Choisissez un seul processus douloureux (souvent les ventes ou le stock), structurez-le de bout en bout, mesurez le gain, puis étendez. Aken vous accompagne de l'audit initial à la formation de vos équipes — avec des sauvegardes testées dès le premier jour.
